Nawet w obliczu rosnącej tendencji do elektronicznego archiwizowania dokumentów, metalowe szafy na plany i mapy nie straciły na znaczeniu. W ten czy inny sposób prawie każda firma musi przechowywać bieżące lub zarchiwizowane dokumenty, a trudno wyobrazić sobie coś bardziej odpowiedniego do tego zadania niż szafa na dokumenty.

Jednak format i liczba dokumentów, a także częstotliwość korzystania z szafek na akta oraz szereg innych czynników narzucają pewne wymagania co do rodzaju szafki. W naszym artykule opowiemy o tym, czym są szafy kartotekowe, jaka jest ich zawartość oraz podamy zalecenia dotyczące wyboru tych mebli.

Budowa i użytkowanie metalowych szaf na plany i mapy

Szafy na plany i mapy służą do przechowywania dokumentów, kart, dysków i innych materiałów. Kluczową różnicą między szafkami na dokumenty a innymi meblami biurowymi jest możliwość zlokalizowania dokumentów na podstawie określonego atrybutu.

Konstrukcja metalowych szaf na dokumenty obejmuje:

• Metalowa rama;
• Teleskopowe prowadnice, które zapewniają płynny ruch szuflad;
• Wysuwane szuflady wyposażone w podwieszane uchwyty na teczki lub segregatory;
• System centralnego zamka zapewniający bezpieczeństwo zawartości szafy;
• Zabezpieczenie przed wysuwaniem - zapobiega jednoczesnemu wysuwaniu się wszystkich szuflad i zapewnia stabilność konstrukcji.

Ten mebel biurowy zapewnia najwygodniejsze przechowywanie dokumentów dowolnego formatu. Obecnie najczęściej używane są papiery formatu A4 i A5 - w tej szafce są one ułożone pionowo. Natomiast największy z formatów, A1, jest umieszczany poziomo w wysokich szufladach.

Metalowe szafy na plany i mapy są szeroko stosowane w następujących obszarach:

• Instytucje publicznych, w tym archiwa;
• Zbiory biblioteczne i same biblioteki;
• Publiczne struktury zabezpieczenia społecznego;
• Fundusze pomocy społecznej;
• Organy ścigania;
• Biura paszportowe;
• Placówki medyczne;
• Notariusze;
• Instytucje edukacyjne i szkoleniowe;
• Banki i inne instytucje finansowe;
• firmy budowlane i projektowe;
• Firmy architektoniczne i projektowe;
• Muzea.

Zalety metalowych szafek na plany i mapy

Szafa zapewni bezpieczeństwo dokumentów w razie pożaru, ponieważ gruby metal nie jest podatny na spalanie ani topnienie nawet w warunkach silnego pożaru. Kształt konstrukcji pozostaje niezmieniony, a drzwi nie pozwalają na przedostanie się ognia do środka.

Szafa metalowa stanowi doskonałą ochronę dokumentów i cennych przedmiotów przed gryzoniami i owadami, ponieważ nie są one w stanie przeniknąć przez jej grube ścianki. Zamki antysabotażowe nie pozwolą osobom niepożądanym na kradzież dokumentów.

Meble tego typu nie wymagają szczególnej konserwacji - wystarczy okresowo ścierać kurz i utrzymywać zamki w dobrym stanie. Metalowe szafy na plany i mapy powinny być instalowane w dobrze wentylowanych pomieszczeniach o niskiej wilgotności, ponieważ wydłuża to żywotność produktu i zamka.

Dzięki właściwemu użytkowaniu dobrej jakości metalowa szafa na mapy i dokumenty będzie spełniać swoje funkcje przez dziesiątki lat bez konieczności naprawy.

Różne rodzaje metalowych szaf na dokumenty

Ze względu na rodzaj montażu produkty te dzieli się na całkowicie spawane i prefabrykowane. Te pierwsze są bardzo niezawodne, dlatego zwykle instaluje się je w firmach jako miejsce przechowywania najcenniejszych materiałów.

Mogą również przechowywać dokumenty w strefach niebezpiecznych. Natomiast konstrukcje prefabrykowane są bardzo funkcjonalne, ponieważ są łatwe w transporcie, a moduły można dodawać i usuwać, zmieniając model zgodnie z potrzebami firmy.

Forma metalowych szaf na dokumenty zależy od formatu papieru. W przypadku dokumentów w formacie A4 często stosuje się szuflady z wbudowanymi teczkami wiszącymi, które umożliwiają pionowe uporządkowanie dokumentów. W ten sposób materiały mogą być uporządkowane według działów i poddziałów, co ułatwia wyszukiwanie informacji w szafie na dokumenty.

Plakaty, obrazy, zdjęcia w formacie A3, mapy i inne duże materiały zazwyczaj układa się w sposób wiszący - dla nich lepiej kupić specjalną kartonową metalową szafę z przemyślanym systemem wewnętrznego mocowania. Jednak w naszym kraju ten wzór nie jest jeszcze rozpowszechniony, zamiast niego stosuje się pudełka na papier A4. Różnią się one tym, że materiały są przechowywane w pozycji poziomej.

Dzięki szerokiej gamie rozmiarów i konfiguracji możliwe jest wybranie wersji produktu odpowiadającej konkretnym potrzebom klienta. Ważne jest, że współczesne szafy na dokumenty mogą być wykonywane na zamówienie, co pozwala na najbardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni. W tym przypadku klient wybiera wymiary wzoru i jego elementów, a także lokalizację i liczbę komórek. Więcej znajdziesz tutaj.

źródło: pieknydom24.pl